В Битрикс24 создание счета напрямую связано с модулем CRM. Счета формируются из карточки сделки или лида, где уже есть данные о клиенте и товарах. Это позволяет автоматически подтянуть реквизиты компании, позиции из каталога и контактную информацию без ручного ввода.
Для работы со счетами необходимо заранее заполнить реквизиты своей компании в настройках CRM: название организации, ИНН, КПП, расчетный счет и банк. Без этого счет не сформируется корректно. Аналогично требуется добавить данные клиента: юридическое лицо или физическое лицо с обязательными полями.
При выставлении счета система предлагает выбрать шаблон документа. В стандартной версии доступны готовые печатные формы, которые можно изменить под фирменный стиль: логотип, подписи и печать. Если используются разные юридические лица, указывается нужная компания-отправитель.
После сохранения счет можно отправить клиенту прямо из карточки сделки: через email, мессенджер или выгрузив в PDF. Вся история выставленных документов фиксируется в CRM, что позволяет отслеживать оплату и контролировать дебиторскую задолженность.
Создание компании или контакта перед выставлением счета
Перед формированием счета необходимо добавить клиента в CRM. Это позволяет автоматически подставлять реквизиты и исключает ручной ввод при создании документа.
В разделе «CRM» выберите «Компании» или «Контакты». Для юридических лиц используется карточка компании, для физических лиц – контакт. Нажмите «Создать» и заполните основные поля: название организации или ФИО, телефон, e-mail.
Чтобы реквизиты подтягивались в счет, перейдите во вкладку «Реквизиты» и внесите ИНН, КПП, адрес, банковские данные. Для физического лица достаточно ФИО и контактных данных, но при необходимости можно добавить паспортные сведения.
После сохранения карточки клиента в ней появится кнопка «Создать счет». Все внесенные данные будут автоматически перенесены в документ, что ускоряет процесс выставления и снижает риск ошибок.
Добавление товара или услуги в каталог для счета
Откройте раздел CRM → Товары и нажмите кнопку «Добавить товар» или «Добавить услугу». В карточке укажите название, артикул, единицу измерения, цену и ставку НДС. При необходимости загрузите изображение и добавьте описание для удобства менеджеров.
Если используется несколько валют, установите нужную и сохраните запись. Для услуг поле «Остаток на складе» можно оставить пустым. Чтобы продукт был доступен при создании счета, убедитесь, что он отмечен как Активный.
При большом количестве позиций рекомендуется создавать категории в каталоге, что упростит поиск и ускорит подбор при выставлении счета. Все добавленные товары и услуги сразу становятся доступными при формировании документа.
Формирование счета через раздел «Сделки»
Для выставления счета перейдите в раздел «Сделки» и откройте карточку нужной сделки. В верхней панели действий выберите «Документы» и нажмите «Создать документ».
В открывшемся списке выберите шаблон «Счет». Система автоматически подтянет данные клиента, реквизиты компании и товары из сделки. Проверьте корректность заполненных полей.
При необходимости отредактируйте количество, цены и ставки НДС. Если требуется добавить дополнительные услуги или позиции, используйте кнопку «Добавить товар».
Счет можно сохранить в PDF, отправить клиенту по e-mail прямо из Битрикс24 или распечатать. Все созданные документы сохраняются в карточке сделки и доступны для повторной отправки или редактирования.
Выбор шаблона счета и настройка реквизитов
В разделе «CRM» откройте карточку сделки или счета и используйте кнопку «Печать». В списке доступных форм выберите шаблон счета: стандартный, корпоративный или созданный вручную. Каждый вариант можно редактировать через «CRM – Настройки – Печатные формы документов».
Для корректного отображения реквизитов заполните раздел «Реквизиты компании» в настройках CRM. Укажите полное наименование организации, ИНН, КПП, юридический адрес, банковские данные. Для индивидуального предпринимателя предусмотрены отдельные поля: ФИО, ОГРНИП, расчетный счет.
В шаблоне можно менять логотип, подписи ответственных лиц и печать. Поддерживается настройка нескольких наборов реквизитов: например, для разных юридических лиц внутри одной учетной записи. При создании счета достаточно выбрать нужный набор, и система автоматически подставит данные.
Если требуется уникальный формат, используйте редактор шаблонов: изменяйте порядок полей, добавляйте комментарии, скрывайте лишние строки. Это позволяет сформировать документ, соответствующий внутренним требованиям компании и требованиям контрагентов.
Заполнение полей: сумма, валюта, сроки оплаты
При создании счета в Битрикс24 необходимо корректно заполнить ключевые поля, чтобы документ был юридически и финансово точным.
- Сумма – указывается итоговая стоимость товаров или услуг. Если в счете присутствуют скидки или НДС, сумма должна рассчитываться автоматически системой. Проверяйте совпадение с договором или коммерческим предложением.
- Валюта – выбирается из списка, заданного в настройках CRM. Для работы с несколькими валютами убедитесь, что активирован модуль конвертации и заданы актуальные курсы.
- Сроки оплаты – указываются в поле «Оплатить до». Можно задать фиксированную дату или использовать шаблонные сроки (например, +7 или +14 дней от даты выставления). Это позволяет контролировать задолженность и формировать напоминания в CRM.
Рекомендуется:
- Сверять валюту счета с валютой договора, чтобы избежать расхождений в бухгалтерии.
- Указывать сроки оплаты с запасом в 1–2 дня, учитывая банковские выходные.
- При регулярных платежах использовать автоматические шаблоны для ускорения заполнения.
Прикрепление договора или дополнительных файлов к счету
В Битрикс24 вы можете прикреплять к счету любые документы, необходимые для подтверждения сделки или уточнения условий. Это делается непосредственно при создании счета или при редактировании существующего.
Чтобы добавить файл, откройте счет и в блоке Файлы нажмите Прикрепить файл. Допустимы форматы: PDF, DOCX, XLSX, JPG, PNG. Максимальный размер одного файла – 50 МБ. При необходимости прикрепления нескольких документов используйте кнопку Добавить еще.
Рекомендуется прикреплять файлы по следующей логике:
| Тип документа | Рекомендации |
|---|---|
| Договор | Скан подписанного договора с четкой нумерацией страниц и печатью. Название файла должно содержать номер договора и дату. |
| Акты или приложения | Файлы, подтверждающие оказанные услуги или поставку товара. Использовать формат PDF или XLSX для удобства просмотра и печати. |
| Сопроводительная документация | Инструкции, сертификаты, дополнительные соглашения. Для каждого документа отдельный файл с логичным названием. |
Прикрепленные файлы видны клиенту, если включена опция Отправить клиенту вместе со счетом. Для внутреннего использования документов можно ограничить доступ, выбрав опцию Только для сотрудников. Это помогает вести учет и сохранять все файлы в единой карточке сделки.
Для массовой загрузки документов можно использовать интеграцию с Диском Битрикс24. Файлы автоматически прикрепятся к выбранным счетам через настройку правил синхронизации, что ускоряет процесс подготовки счетов и снижает риск потери документов.
Регулярная проверка прикрепленных файлов перед отправкой счета снижает вероятность ошибок и ускоряет согласование с клиентом. Названия файлов должны быть информативными и уникальными, чтобы сразу определить содержимое без открытия документа.
Отправка счета клиенту по e-mail из Битрикс24
Для отправки счета по e-mail откройте карточку сделки или счета в разделе CRM. Выберите нужный счет и нажмите кнопку Отправить по e-mail. Система автоматически подтянет адрес электронной почты клиента из карточки контакта или компании.
В появившемся окне редактирования письма можно изменить тему, текст сообщения и добавить дополнительные файлы. Для сохранения фирменного стиля рекомендуется использовать шаблоны писем, доступные в разделе Настройки CRM → Шаблоны писем.
Перед отправкой проверьте, что сумма и реквизиты счета соответствуют данным сделки. Для подтверждения корректности можно включить превью PDF счета, которое формируется автоматически при генерации документа.
После отправки письма система фиксирует событие в истории счета и сделки. Для массовой отправки счетов используйте кнопку Отправить несколько в списке счетов, где можно выбрать фильтры по статусу и дате создания.
Если клиент не получил письмо, проверьте лог отправки в разделе CRM → Настройки → История отправки e-mail. В случае ошибки система укажет причину, например, некорректный адрес или превышение лимита вложений.
Отслеживание статуса оплаты и обновление информации
В Битрикс24 статус оплаты счета можно отслеживать через модуль «Счета» или с помощью CRM-форм. В системе предусмотрены следующие статусы:
- Новый – счет создан, но клиент еще не приступал к оплате.
- Отправлен – счет направлен клиенту по email или через ссылку.
- Оплачен – платеж подтвержден автоматически через интегрированные платежные системы или вручную.
- Просрочен – срок оплаты истек, и счет не оплачен.
- Отменен – счет закрыт без оплаты.
Для автоматического обновления информации рекомендуется подключить онлайн-кассу или платежные шлюзы (например, PayPal, Stripe, ЮKassa). После поступления платежа статус счета изменяется автоматически, а CRM фиксирует дату и сумму оплаты.
Ручное обновление статуса выполняется через карточку счета:
- Откройте счет в разделе «CRM → Счета».
- Нажмите «Изменить» рядом с полем «Статус оплаты».
- Выберите актуальный статус и сохраните изменения.
Для контроля всех операций используйте фильтры и отчеты:
- Фильтр по статусу оплаты для выявления просроченных счетов.
- Отчеты по сумме оплаченных и неоплаченных счетов за период.
- Настройка уведомлений для ответственных сотрудников при изменении статуса.
Интеграция с календарем и задачами позволяет автоматически создавать напоминания по просроченным счетам, а использование вебхуков обеспечивает синхронизацию данных с внешними бухгалтерскими системами.
Регулярная проверка статусов и своевременное обновление информации снижает риск ошибок и ускоряет процесс учета платежей.
Вопрос-ответ:
Как создать новый счет на оплату в Битрикс24?
Для создания счета нужно открыть раздел «Счета» в вашем аккаунте Битрикс24 и нажать кнопку «Добавить счет». В форме заполните данные клиента, укажите товары или услуги, цену и сроки оплаты. После сохранения счет можно отправить клиенту по электронной почте или через ссылку для оплаты.
Можно ли выставить счет сразу нескольким клиентам?
В стандартной форме Битрикс24 каждый счет привязан к одному контрагенту. Если нужно отправить одинаковый счет нескольким клиентам, необходимо создать отдельные счета для каждого или воспользоваться функцией массовой рассылки счетов, если она активирована в вашем тарифном плане.
Как добавить товары или услуги в счет?
При создании счета есть блок «Товары/Услуги». Нажав кнопку «Добавить позицию», можно выбрать из каталога уже созданные товары или вручную внести название, количество и цену. Система автоматически подсчитает сумму и применит налоги, если они указаны в настройках.
Можно ли настроить автоматическую отправку счетов клиенту?
Да, Битрикс24 позволяет включить автоматическую отправку счетов через настройки бизнес-процессов или роботов CRM. Например, счет может автоматически отправляться после подтверждения сделки или изменения статуса оплаты. Для этого нужно зайти в раздел «Автоматизация», выбрать подходящий робот и настроить действие «Отправить счет».
Загрузка...
